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A proposta de intenção de doação formal, com a descrição do material a ser doado e informações sobre a procedência deverá ser encaminhada por e-mail em formulário próprio que é fornecido pelo CEMEFEF/UnB para a abertura do processo de doação, caso a doação se concretize, é imprescindível o preenchimento do Termo de Doação e Autorização de uso de nome, imagem e voz, se for o caso.
Caso a proposta seja aprovada, a avaliação é realizada presencialmente (ou virtual, em casos específicos) em local combinado previamente entre o doador e a equipe técnica. Em um primeiro momento, os materiais recebidos passarão pelo processo de organização e triagem, no qual será feita a seleção do material a ser utilizado e o que não se adequa à proposta do Centro de Memória. Após a avaliação, o doador é notificado sobre a avaliação técnica do estado de conservação do material oferecido. Todos os documentos serão verificados, no entanto, a equipe do CEMEFEF/UnB se reserva o direito de publicar no site apenas o que julgar adequado.
O doador deverá assinar o Termo de Doação, concordando em transferir todos os direitos sobre os materiais doados, conforme relação anexada ao termo. Os itens deverão ser doados, incondicionalmente, ao Centro de Memória da Faculdade de Educação Física da Universidade de Brasília, por livre e espontânea vontade e sem quaisquer restrições quanto a efeitos patrimoniais e financeiros, bem como a plena propriedade dos itens doados nas condições em que se encontram. Após avaliação técnica do material, ficará autorizado o Centro de Memória da Faculdade de Educação Física, a incorporar a seu acervo, utilizar e divulgar o material doado, para fins científicos, acadêmicos e culturais, bem como disponibilizar o acervo no site da Faculdade de Educação Física e Arquivo Central da Universidade de Brasília